Privacy statement

Woningbouwvereniging Oostzaanse Volkshuisvesting zal om haar taken te kunnen doen persoonsgegevens moeten verwerken van websitebezoekers, woningzoekenden, leden, huurders, sollicitanten en opdrachtnemers. Wij hechten veel waarde aan uw privacy. Wij dragen er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden behandeld. In deze verklaring kunt u lezen hoe wij dit doen. 

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:

• u gebruik maakt van onze diensten
• u deze gegevens zelf aan ons versterkt heeft
• u onze website bezoekt
• Wij moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals bijvoorbeeld de Woningwet

Wij verwerken de navolgende persoonsgegevens:

• IP adres
• Indien u ons contactformulier of reparatieformulier invult: voorletters, NAW gegevens, e-mail adres en telefoonnummer
• Indien u ons aanvraagformulier lidmaatschap invult: NAW gegevens, geslacht, geboortedatum, e-mail adres, bankrekeningnummer, huwelijkse staat, gegevens over huidige woonsituatie, inschrijfnummer en PI nummer
• Indien u ons formulier verzoek woningruil invult: uw naam en reden van de ruil
• Indien u ons reactieformulier geadverteerde woning invult: NAW gegevens, telefoonnummer, geboortedatum, lidmaatschapsnummer, email adres, brutogezinsinkomen, gezinssamenstelling, uw huidige gezinssamenstelling;
• Indien u ons aanvraagformulier woningzoekende invult: NAW gegevens, telefoonnummer, e-mail adres, geboortedatum, rekeningnummer, gezinssamenstelling, reden registratie, gegevens van uw huidige woning en een uittreksel basisregistratie. 

Indien u geïnteresseerd bent in een woning en u bent lid verwerken wij de navolgende persoonsgegevens:

• NAW gegevens
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Lidmaatschapsnummer
• PI nummer
• Bruto gezinsinkomen (alleen indien u zich inschrijft voor een specifieke woning die wordt aangeboden)
• Gezinssituatie
• Uw huidige woonsituatie
• Medische gegevens indien dit noodzakelijk is voor aanpassingen in uw woning om medische redenen
• Uittreksel basisregistratie
• Spaarrekening
• Opbrengsten overwaarde huis 

• NAW gegevens
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mail adres
• Lidmaatschapsnummer
• PI nummer
• Bruto gezinsinkomen
• Bankrekeningnummer
• Gezinssituatie 

• Curriculum Vitae
• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• cv en motivatiebrief
• Opleiding
• Referenties, getuigschriften
• Gegevens die de sollicitant via social media deelt

Van onze opdrachtnemers verwerken wij de navolgende persoonsgegevens:

• Zakelijke naam
• Zakelijk telefoonnummer
• Zakelijk e-mail adres

U bent niet verplicht deze persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u de betreffende persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij echter onze diensten niet aan u verlenen. 

Voor uw veiligheid en onze veiligheid maken wij gebruik van cameratoezicht rondom en in ons pand van het hoofdkantoor en rondom onze verhuurde gebouwen, in portieken van verhuurde flatgebouwen etc. 

Voordat we een overeenkomst met u sluiten, willen wij een beeld vormen van eventuele betalingsrisico’s. Zo bepalen wij of we een overeenkomst met u aangaan en welke voorwaarden wij toepassen. We zullen uw gegevens daarvoor ook verstrekken aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR controleert persoonsgegevens en levert kredietinformatierapporten met risicoprofiel. EDR gebruikt uw gegevens voor onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door EDR kunt u hier lezen in het privacy statement https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/. Daarin staat ook hoe u uw rechten, zoals uw recht op inzage, bezwaar, verbetering en wissing kunt uitoefenen

Wij verwerken slechts persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden en uitvoeren van onze dienstverlening en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en grondslagen:

• om een aanvraag voor een woning in behandeling te kunnen nemen en een woning voor u te zoeken/aan te bieden 
• de huurovereenkomst uit te kunnen voeren, waaronder reparaties, renovaties, aanpassingen aan de woning etc. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst tot huur, voldoen aan wettelijke vereisten en onze gerechtvaardigde belangen (goede bedrijfsvoering)
• om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen van onze organisatie om u te informeren over nieuws ten aanzien van ons woningaanbod en/of uw woning. Wij doen dit per post of per e-mail. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen van onze organisatie (marketing, service etc.)
• om onze dienstverlening te kunnen evalueren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze gerechtvaardigde belangen (optimalisatie van de dienstverlening) voor het afhandelen van declaraties en betalingen. Grondslag:uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen van onze organisatie
• om te kunnen reageren op bepaalde voorkeuren/aanpassingen in de woning die u aan ons kenbaar heeft gemaakt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst
• om uw sollicitatie te kunnen behandelen indien u solliciteert. Grondslag: uw toestemming en onze gerechtvaardigde belangen een goede personeelsbezetting)
• om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst van opdracht met opdrachtnemers
• onze wettelijke taken als verhuurder en woningbouwvereniging te kunnen uitvoeren

Indien een verwerking alleen op uw specifieke toestemming is gebaseerd kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. 

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Wij hanteren de navolgende bewaartermijnen:

• administratieve gegevens: 7 jaar
• gegevens betreffende sollicitanten: 4 weken of 1 jaar met toestemming sollicitant
• gegevens betreffende een bezoek aan de website: 6 maanden
• gegevens over de aanvraag van een lidmaatschap dat niet tot een lidmaatschap leidt: 6 maanden
• gegevens van leden/ huurders: tot 5 jaar na einde lidmaatschap/huur
• gegevens cameratoezicht: 4 weken

In sommige gevallen geldt een langere bewaartermijn, bijvoorbeeld op grond van de wet of in verband met claims. 

In bepaalde gevallen is het noodzakelijk uw persoonsgegevens te delen met derden, zoals bijvoorbeeld:

• onze software leverancier
• bankinstellingen
• derden die worden ingeschakeld omwille van onderhoud/reparatie/renovatie van uw woning
• administratie bedrijven
• de accountant voor het opstellen van de jaarrekening
• de gemeente
• de politie ingeval van overlast/fraude etc.
• bedrijven die ons cameratoezicht beheren
• incassobureau’s, gerechtsdeurwaarders, advocaten, juristen ingeval van huurschulden 

Wanneer het noodzakelijk is persoonsgegevens door derden te laten verwerken zorgen wij er altijd voor dat afspraken over beveiliging etc. schriftelijk worden vastgelegd.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan organisaties die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte.

Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door uw internetbrowser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Deze cookie zorgt ervoor dat uw browser wordt herkend bij herhaald bezoek aan onze website. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser. Wij maken alleen gebruik van technische en functionele cookies. 

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Wij dragen zorg voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij slaan de persoonsgegevens die wij verwerken op in een veilige database die wordt beschermd door technische toegangscontroles. Onze medewerkers zijn gebonden aan onze protocollen voor de verwerking van persoonsgegevens. 

U heeft het ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens hetrecht de navolgende verzoeken in te dienen:

• Verzoek tot inzage
• Verzoek tot verwijdering
• Verzoek tot rectificatie
• Verzoek tot beperking van de verwerking
• Verzoek tot overdraagbaarheid van de persoonsgegevens